Las 4 funciones principales de la secretaria

Las 4 funciones principales de la secretaria

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Un secretario, o asistente administrativo, que trabaja para un administrador realiza las mismas tareas en cualquier oficina. El objetivo del trabajo es una gestión particular de sus proyectos, al contrario que el resto de empleados o departamentos de la compañía.

 

Las tareas incluyen hablar por teléfono, escribir comunicados, preparar documentos, organizar la oficina y gestionar los proyectos. El administrador al que el secretario atiende suele ser un mando intermedio, que supervisa a un equipo de empleados, en contraposición al nivel ejecutivo alto.

 

1. Comunicaciones

Un asistente normalmente responde solamente a las llamadas de teléfono de un administrativo particular. Es la persona con la que se encuentran desde el primer momento los visitantes de la oficina, a la que salud y la que les proporciona las instrucciones adecuadas a su cargo.

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Los secretarios son la mano derecha del administrador o del gestor para el que trabajan

 

Responde a los mensajes del teléfono y devuelve las llamadas en caso de que sea necesario.  El asistente prepara los comunicados escritos, como cartas y emails, de parte del administrativo. También sirve como persona intermedia a la hora de manejar los emails y paquetes tanto entrantes como salientes.

 

2. Documentos

Un asistente administrativo utiliza aplicaciones informáticas para preparar las presentaciones, los documentos Word, las bases de datos, y otro tipo de documentos, relacionados con la compañía. Es responsable de que los documentos sean exactos, ya que requiere de habilidades específicas en el deletreado y en la gramática.

 

De forma general un administrativo requiere de un asistente que cuente con experiencia en las aplicaciones computacionales relacionadas con la industria. Por ejemplo, un administrador financiero necesitaría que su asistente se adaptase a utilizar aplicaciones como el Microsoft Excel con el objetivo de preparar hojas de cálculo.

 

3. Organización

Las funciones de organización son las principales responsabilidades de un secretario. Debe mantener y manejar las fotocopiadoras, impresoras, teléfono, sistemas de videoconferencias, y otro tipo de equipamiento de oficina. El secretario debe realizar el seguimiento de los productos en stock para determinar cuándo se debe administrar nuevo material.

La atencion y devolucion de llamadas las realiza la persona encargada de secretaria
La atencion y devolucion de llamadas las realiza la persona encargada de secretaria

 

Debe mantener en óptimo estado los sistemas electrónicos, el papel, la tinta… para que el gestor tenga un acceso fácil a los documentos importantes. Adicionalmente, el asistente puede ser responsable de organizar el calendario del gestor así como su horario.

 

4. Gestión de proyectos

El asistente se puede ver en muchas ocasiones involucrado en los proyectos especiales de gestión. Esta función puede involucrar adquirir información de vendedores o clientes, así como negociar con ellos los precios u otros términos. Puede ayudar a crear presentaciones e informes para conferencias y meetings. El nivel de implicación en la gestión del proyecto depende de su experiencia particular, así como de cuánta ayuda necesita el administrador.

 

Los administradores que viajan frecuentemente podrían confiar más en sus asistentes expertos, para mantener la fortaleza y manejar a la perfección los proyectos de la sede de la oficina.

 

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