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¿Qué es un recepcionista?
Un recepcionista es una persona encargada de la administración y del apoyo en la oficina. Su trabajo se realiza, mayormente, al frente de una mesa de la organización. En la mayoría de los casos, es el primer contacto empresarial con el que un individuo se encuentra a la hora de llegar a la organización. Una de sus responsabilidades principales es la de recibir las visitas entrantes y las llamadas telefónicas.
Responsabilidades
- Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de forma adecuada.
- Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar la información básica si es necesaria.
- Recibir y responder diariamente a los emails, notificaciones, avisos o certificados.
- Mantener la seguridad siguiendo los procesos y el control de acceso (monitorizándolo a través de pantallas, pidiendo autorizaciones, etc).
- Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y agendas necesarias.
- Realizar otras tareas como son el fotocopiado, la impresión de documentos, el fax, etc
Funciones de un recepcionista
Dependiendo de la compañía el recepcionista puede ser responsable de cualquiera de las siguientes funciones.
1. Recibir a los visitantes
Esta persona se encarga de saludar de forma adecuada a las visitas, de determinar las necesidades del mismo de una forma profesional, de mantener el registro del visitante, de ofrecer bebidas a los visitantes, de dirigirlos de forma correcta a la persona adecuada, y de garantizar una copia de seguridad de su trabajo cuando se ausente de la recepción.
2. Responder a las llamadas telefónicas
Se centra en responder y dirigir las llamadas entrantes de manera educada y a tiempo, de determinar la propuesta de la llamada, de manejar las consultas y de proporcionar la información correcta, dirigir las llamadas hacia la persona correcta, y de tomar y entregar los mensajes de forma precisa y completa.
3. Gestionar el email
Esta función se centra en ordenar y distribuir los emails entrantes, preparar el correo saliente o el que debe ser recogido por mensajería, organizar las entregas de mensajería.
4. Monitorizar la seguridad
Se caracteriza por monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas de recepción, administrar los pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad sospechosa en caso de ser detectada.
5. Actividades financieras
Esta función se centra en monitorizar y registrar los pagos de caja, el balance de dinero, preparar los bonos de viaje, las tareas básicas y las más complejas que conllevan la empleabilidad monetaria.
6. Actividad clerical
Se entiende por esta actividad el fotocopiar y cotejar documentos, el fax, el archivarlos de forma precisa, el mantenimiento del equipo y el informe de cualquier función mal ejecutada, la monitorización, el control y el orden de los materiales de oficina.
7. Organizar reuniones
Dentro de esta función encontramos el agendar de forma correcta las reuniones, informar a los participantes, reservar una habitación para este fin con el material necesario y organizar el catering en caso de que fuera necesario.
8. Apoyo secretarial
En algunas ocasiones la persona recepcionista puede ayudar al secretario. Este apoyo consiste en preparar la correspondencia y los documentos, actualizar las bases de datos, organizar los emails, preparar y mantener los discursos, así como realizar un seguimiento y una actualización constante de la agenda de citas y reuniones.
9. Área de mantenimiento de la recepción
Esta función se centra en mantener el área de recepción limpia y ordenada, así como de organizar el material de lectura.
Requisitos necesarios para ser recepcionista
- Demostrar haber tenido experiencia previa en roles similares
- Manejarse de forma adecuad con el Paquete de Microsoft Office
- Apariencia profesional
- Habilidades de comunicación sólidas, tanto en el aspecto verbal como escrito
- Habilidad para ser proactivo y resolutivo con las tareas y los temas que se deben alcanzar
- Habilidades para la buena organización, la multitarea, y para priorizar funciones así como para poder trabajar bajo presión
Habilidades del recepcionista
Descubrir las habilidades necesarias para realizar las tareas de recepcionista de forma exitosa es clave para saber si seremos buenos en esta profesión. Las principales y más importantes son las siguientes.
1. Presentación personal
Mantener una apariencia buena, ir bien vestidos, sin maquillaje en exceso ni de joyas, así como una postura atenta y erguida, respondiendo de forma profesional tanto a los visitantes como a las personas que realizan llamadas telefónicas.
2. Representa a la compañía
Como primer representante de la compañía debe mantener la confidencialidad y mostrar discreción, adherirse a la política de la compañía así como a sus procedimientos, representar la organización de forma ética y profesional, mantener un conocimiento completo de la estructura organizacional, es decir, los títulos y nombres del personal, y recordar que hay que mantener la calma baja situaciones de alta presión.
3. Habilidades de comunicación
La persona encargada de la parte administrativa debe conocer de forma correcta la gramática y el deletreado, comunicarse verbalmente de forma confidencial y con claridad, realizar preguntas efectivas, escuchar activamente y responder con empatía, seguir instrucciones de forma adecuada, comprender y responder las señales no verbales.
4. Servicio de orientación al cliente
Debe saber clarificar las necesidades del cliente, proporcionar soluciones y apoyo utilizando un profundo conocimiento de los productos y servicios de la compañía, y gestionar de forma efectiva con los clientes complicados.
5. Habilidades computacionales
Conocer el paquete Office de Microsoft es fundamental, así como el Outlook, el Excel, Internet y la Intranet, y contar con habilidades de escritura mecanizada rápida y precisa.
6. Gestión del trabajo
Marcar prioridades, planificar y organizar tareas y actividades de forma precisa, encontrar y utilizar las fuentes de forma efectiva, poner atención a los detalles, completar las tareas a tiempo.
7. Gestión de la información
Localizar y reunir la información, organizarla y distribuirla de forma eficiente.
Fuentes:
http://www.best-job-interview.com/receptionist-duties.html
http://www.select-answering-service.com/receptionist-duties.html
emilia susana dice
me ha ayudado lo sufuciente, gracias.
Barbarita dice
Es muy interesante me a ayudado mucho
Gracias
Marta dice
Gracias por este contenido.
Carmen dice
Gracia
por su explicacion me ayudo mucho
Jesús Antonio dice
Excelente artículo. En especial la función clerical que se puede interpretar erróneamente y es un eslabón importante en el servicio.
raul dice
oigan me podrian ayudar diciendo ¿De qué personal se apoya para realizar sus funciones? el recepcionista
Bertha dice
Muy buena explicación de este gran trabajo y sus funciones..
Tania paola dice
Muy buenas explicacion de este gran trabajo y sus. Funciones de explicación son buenas para poder entender mucho mas
Luz Ma. dice
Soy recepcionista de una Asociación Civil. Me sirvió mucho leer esta información. Algunas cosas de las que aquí se dicen no las hago yo, pero me encanta recibir y dar trato amable a las personas que llegan. Recibirlos con una gran sonrisa para que esas personas se sientan en confianza al igual que darles la información que necesitan. Me sirvió mucho leer este articulo. Muchas gracias y pondré en practica algunas cositas mas.