Consejos para redactar el email perfecto en tu trabajo

Una de las primeras acciones cuando uno llega a la oficina y se sienta en su puesto de trabajo es revisar el email. El correo electrónico el modo de comunicación estándar que tienen los profesionales de hoy. Así que revisamos y escribimos correos de forma constante, tanto para tratar un tema de forma interna como para comunicaciones con alguien externo, sea cliente, proveedor u otro agente.

Según algunos estudios, la redacción de correos electrónicos en nuestra jornada se come gran parte del tiempo de ella. De hecho, los profesionales dedican, de media, unas tres horas al día enviando y recibiendo emails en el trabajo. Traducido en términos semanales, esto significa que durante una semana de trabajo (normalmente de lunes a viernes en puestos administrativos) un empleado dedica 15 horas atendiendo el mail de empresa.

Ahora bien, pasando tanto tiempo en este proceso de ver, enviar, recibir y redactar correos, ¿sabemos realmente cómo redactar el mail perfecto en nuestro puesto de trabajo? Esta cuestión que puede ser muy obvia para todos, no siempre se analiza a nivel individual. Quizás aplicando ciertas técnicas y consejos de profesionales, podemos mejorar nuestra redacción y conseguir un nivel excelente en nuestra forma de comunicaciones.

Todos los detalles cuentan a la hora de redactar el email perfecto en el trabajo

María Gil Millán, experta en desarrollo profesional e instructora de Udemy Business, nos habla de cuidar todos los detalles posibles a la hora de redactar mails. Si tenemos asimilado y automatizado todo el proceso, optimizaremos el tiempo que dedicamos al correo electrónico. Y es que uno de los objetivos de todo esto es generar tiempo de valor y aumentar así nuestra productividad en la empresa.

La instructora explica además que el uso del sesgo cognitivo es clave en la redacción de emails. En su explicación, mantiene que este sesgo consiste en las predisposiciones psicológicas o “atajos” que toma nuestra mente cuando tiene que procesar información de manera rápida para actuar en consecuencia de ello.

“Los sesgos cognitivos son utilizados mayoritariamente en marketing para influir en la decisión de compra del consumidor, aunque también vivimos bajo su presencia diaria de forma inconsciente, lo que provoca que muchas de nuestras decisiones sean tomadas de forma involuntaria. De esta forma, podríamos utilizarlos a nuestro favor en el entorno laboral para llamar la atención de los receptores con nuestros correos electrónicos, por ejemplo, entre otros beneficios”, explica la experta.

Técnicas de marketing para la redacción de correos en entornos profesionales

Así pues, transformarse en un profesional del marketing para ser excelente en la redacción de emails de trabajo es una buena decisión. Pero, ¿cómo poner todo esto en práctica? Estos son los siete trucos que describe Millán:

1. Recompensa. Son los beneficios que obtiene el destinatario con nuestro correo. Si a través de tu email haces sentir importante a la otra persona, le estás proporcionando una gran sensación de bienestar y va a asociar tu email a un asunto positivo.
2. Muestra siempre respeto y amabilidad. La comunicación a través de email es, en ocasiones algo fría y aséptica, y por ello, necesitamos incluir elementos y palabras que demuestren amabilidad por nuestra parte.
3. Huir de la duda. Este punto es fundamental para optimizar el tiempo que pasamos en el email. Cuanto más claro sea tu mensaje mucho mejor. La otra persona procesará de forma correcta la información y, así, evitarás que te escriba de nuevo para pedirte más información.
4. Evitar la inconsistencia. Es decir, ser coherente y dedicarle un asunto diferente a cada correo electrónico que redactes. Mantener este orden luego ayudará a todo el mundo a localizar y bucear por la bandeja del correo y filtrar por temas la información.
5. Aporta razones. Explicar el porqué de tu correo o de tu petición provocará mayor colaboración por parte de la otra persona.
6. Reciprocidad. Cuando damos siempre algo de nosotros, esperamos recibir algo a cambio. Este es otro principio psicológico que afecta a la mayoría de los seres humanos, ya que tras recibir se genera un sentimiento de deuda con la otra persona.
7. Curiosidad. Sin duda, es uno de los aspectos que más mueve al ser humano. Recuerda llamar su atención en el asunto o en la primera línea de contenido de tu correo si es posible.

¿Y para solicitar un puesto de trabajo?

Siguiendo con el entorno laboral, la situación cambia cuando de lo que se trata es de solicitar un puesto de trabajo. En esta otra vertiente, la redacción de un correo también tiene tintes marketinianos porque de lo que se trata es de promocionarnos lo mejor posible para aplicar a un empleo vacante.

Por supuesto incluiremos el currículum vitae y la carta de recomendación como archivos adjuntos, pero en esta caso la redacción es un asunto crítico para aspirar a nuestro objetivo.

En el asunto tendremos que buscar una información específica del puesto o un número de referencia del proceso de selección, si lo hubiera. Si no existe tal número, entérate de la persona que se encarga del proceso y dirígete a ella con A/A xxx.

En la redacción, empieza saludando sin mucha efusividad. A nivel profesional, funciona muy bien empezar el email con “Estimados señores”. Si tenemos un nombre al que dirigirnos, entonces lo lógico es aplicar la fórmula de “Estimado Antonio García” (nombre figurado)

A continuación, preséntate brevemente en no más de tres o cuatro líneas. Di quién eres y que quieres presentarte a una candidatura. Tras este pequeño párrafo, dedica otras líneas a piropear a la empresa para que el destinatario detecte interés y compromiso. Esto suele gustar mucho a los reclutadores.

Por último llama a la acción y expresa en pocas palabras que te gustaría que te llamarán o que contarán contigo para una entrevista de trabajo. Despídete y da las gracias de antemano por la oportunidad que te puedan dar de conocerte y analizar tu caso. Firma con tu nombre, apellidos, email de contacto, número de teléfono y perfil de LinkedIn si es que eres activo en esta red social.