Cómo hacer las salas de juntas eficientes y adaptadas a estos tiempos

En las sedes de las empresas, además de los espacios de trabajo y los despachos, las salas de juntas son claves para el desarrollo del día a día. Con la aparición del coronavirus, estos espacios pasaron a ser virtuales porque las reuniones y juntas se hacían desde el ordenador con herramientas de videollamadas.

Lo cierto es que la crisis sanitaria mundial ha supuesto un antes y un después para los espacios de trabajo, lo incluye obviamente a las salas de juntas. Con la vuelta de los empleados a la oficina y la implantación de modelos híbrido de trabajo, es decir, una combinación entre el trabajo presencial y el teletrabajo, numerosas organizaciones han puesto en práctica muchos cambios en estos espacios.

El denominador común de todos los cambios es la presencia de herramientas de tecnología en las salas de juntas. Todo ello mirando por la eficiencia y productividad, factores que se han visto afectados con la incertidumbre que ha generado la crisis en lo que se refiere a los nuevos modelos de organización en los negocios.

Así que con la tendencia del trabajo híbrido de manera intencional, la necesidad de impulsar la motivación en los empleados y una serie de factores más, los expertos llaman a actualizar los diseños de sus oficinas, con el objetivo de crear espacios más dinámicos y flexibles.

Además, esta nueva dinámica de trabajo ha buscado facilitar la colaboración natural entre los empleados, manteniéndolos comprometidos y productivos, con el fin de obtener mejores resultados. En este modelo de trabajo, se puede aprovechar al máximo las capacidades que ofrecen las soluciones tecnológicas para las presentaciones o conferencias inalámbricas como ClickShare. Sin embargo, un factor indispensable para que las empresas logren esta colaboración optima, es crear un entorno ideal de sala de juntas.

¿Qué se considera un entorno ideal de sala de juntas?

Un entorno ideal y adaptado a los tiempos que corren de las salas de juntas es el conjunto de tecnologías, hardware y software que se requiere para crear juntas híbridas más productivas. Cuando se equipa una las salas de juntas inteligente con las herramientas adecuadas que funcionen conjuntamente a la perfección, los miembros del equipo a distancia y en la oficina pueden unirse en una colaboración mucho más natural y dinámica, permitiéndoles crear un entorno más productivo en el lugar de trabajo.

Como menciona Rodrigo Cornejo, director de Canales en Barco: “El trabajo ya no es un lugar al que vas, es lo que haces. Las tecnologías profesionales de audio y video permiten interacciones híbridas sin contratiempos, independientemente de la ubicación física de los empleados. Crear una experiencia óptima para cada miembro de la fuerza de trabajo híbrida es esencial para mantener el compromiso y la productividad dentro y fuera de las oficinas”

5 elementos esenciales a instalar

1. Pantalla o proyector

Una buena pantalla es crucial para enlazarse con los participantes a distancia. Una pantalla de sala de juntas (LED o LCD) con buena calidad de imagen y alta confiabilidad hace que la comunicación híbrida sea más fácil e impactante. Para encontrar la pantalla adecuada para su sala de juntas es necesario prestar atención a la distancia y ángulo de visión, ya que las dimensiones de la sala, la disposición y el número de asientos determinarán el desempeño visual para que todos los integrantes tengan la misma oportunidad de compartir y participar, facilitando una junta más productiva y exitosa.

2. Cámara de videoconferencia

Una cámara de videoconferencia en la sala de juntas es esencial para enlazar a los equipos híbridos. Gracias a esta solución tecnológica los participantes a distancia pueden sentirse tan comprometidos como los participantes en la oficina, ya que facilita una interacción más natural y por lo tanto una conexión más dinámica entre los empleados. Una calidad de video impecable en una sala garantiza que todos se vean perfectamente, para colaborar sin problemas.

3. Audio

El audio de buena calidad en su sala de juntas garantiza que todos los participantes se sientan conectados y puedan escucharse perfectamente sin interrupciones. Por eso es tan importante elegir bocinas, micrófonos o altavoces que capten una claridad total de audio y voz en cada rincón de la sala de juntas.

4. Herramientas de productividad y control

Las herramientas de señalización digital mantienen a los empleados informados sobre lo que sucede en el lugar de trabajo, con mensajes unificados en todos los dispositivos, incluyendo la pantalla de su sala de juntas. Por ejemplo, puede adaptarse una pizarra digital en donde los participantes tengan la oportunidad de plasmar una lluvia de ideas espontanea. Estas herramientas crearan un entorno más creativo, invitando a los integrantes a participar activamente dentro de la junta.

5. Herramientas para compartir contenido

Compartir contenido fácilmente hace que las juntas sean más productivas y para lograr esto se requiere una solución tecnológica sencilla que optimice su entorno de sala de juntas híbrida. Por ejemplo, ClickShare es una herramienta que ayuda a que el intercambio de contenido sea tan fácil como en las juntas a distancia o virtuales. El trabajo en equipo intuitivo, el uso compartido sin complicaciones, la administración central y la seguridad son las características distintivas. Crear un entorno perfecto para una sala de juntas es vital para avanzar en la transformación que atraviesan muchas empresas debido al COVID-19.

Existen empresas desarrolladoras de tecnología que se comprometen con los negocios para brindarles las herramientas adecuadas que faciliten su camino hacia un modelo de trabajo completamente híbrido y eficiente. “Tecnologías como ClickShare Conference ofrece una colaboración inalámbrica diseñada para usted y su empresa. Por esta razón, lo más característico de este tipo de soluciones es la conectividad, el trabajo en equipo intuitivo y el intercambio de información sin complicaciones” explica Rodrigo Cornejo.