¿Qué es la contabilidad y cuáles son sus funciones?
Tabla de Contenidos
¿Qué es la contabilidad?
«La contabilidad es una ciencia de la información, cuyo objetivo se centra en la colección, clasificación y manipulación de datos financieros; tanto de las organizaciones como de los individuos particulares.»
La contabilidad es instrumental dentro de las organizaciones, lo que quiere decir que es un determinante para su estabilidad financiera. Los contables son los responsables de determinar el balance global de su riqueza, beneficio, y liquidez. Sin la contabilidad las organizaciones no tendrían bases o un fundamento para tomar decisiones a largo plazo. Los presupuestos de las actividades de marketing, la reinversión de utilidades, el desarrollo e investigación, y el crecimiento de la compañía, todo depende del trabajo de los contables.
La contabilidad es una de las profesiones más antiguas y más respetadas del mundo, por lo que los contables pueden ser encontrados en cualquier industria, desde las dedicadas al entretenimiento como a la investigación o medicina.
La contabilidad dentro de una organización
Todas las empresas y negocios grandes o pequeños, privados o públicos, están sujetos por números. A través de ellos se registran las ventas o se maneja el inventario se mantiene la economía de la empresa. Sin una contabilidad sólida, la empresa podría ir fácilmente a la quiebra. Por lo tanto, la organización necesita que la contabilidad funcione de forma correcta teniendo en cuenta todos los aspectos implicados en la misma.
La contabilidad es una funcion prioritaria dentro de una organizacion
Utilizar los datos de manera adecuada implica que la función de contabilidad se divida en dos formas principales – la contabilidad gerencial y la contabilidad financiera. A pesar de que las dos se centran en el mismo flujo de datos financiero, su diferencia principal reside en el foco y en el tiempo de orientación. Dentro de la contabilidad gerencial, el foco es interno y mira hacia fuera, mientras que la contabilidad financiera, el foco es externo y mira hacia atrás.
Contabilidad gerencial
La contabilidad gerencial es utilizada de forma interna para planear y para mover una organización hacia delante de una manera financieramente sólida. En esta función, los contables supervisan el torrente histórico de datos financieros así como la economía actual y realizan las asunciones según las tendencias futuras. Los contables gerenciales miran la organización en segmentos, a cada departamento, región o línea de producto, para estimar las expectativas de venta, el precio, coste y la fuerza de trabajo necesaria.
Los gerentes inteligentes intentan predecir el futuro financiero de la organización y tomar decisiones en base a esas expectativas.
Contabilidad financiera
El objetivo de la contabilidad financiera es estudiar los datos pasados para determinar el valor de la organización en su conjunto. Los inversores utilizarán la información para decidir si una compañía pública está infravalorada y vale la pena invertir en ella o si está sobrevalorada y debe evitarse. Los acreedores utilizarán esta misma información para decidir si una organización no beneficiosa es una buena opción para invertir dinero. Las agencias gubernamentales también lo tendrán en cuenta para emitir tasas a las organizaciones que obtengan beneficios.
La contabilidad financiera se realiza esta dividida en varios aspectos y ambitos como el gerencial y el financiero
Lo más importante es que la contabilidad financiera requerida y compartida de forma externa, debe ser precisa, siguiendo los principios aceptados de la contabilidad establecidos por la ley. Sin embargo, la contabilidad gerencial, al ser interna, no necesita ser tan precisa, no es una obligación. De esta forma, a pesar de que las organizaciones deban precisar la información financiera al público, son libres de hacer lo que deseen con las propuestas y planes internos.
Las 5 funciones principales del departamento de contabilidad
A pesar de que algunas personas puedan tener opiniones diferentes sobre las funciones de la contabilidad, los roles y tareas esenciales de cualquier departamento especializado en esta área son las siguientes:
Salida de dinero – realizar pagos o mantener las facturas pagadas
Entrada de dinero – procesar los pagos recibidos
Nómina de sueldo – asegurarse de que todos los trabajadores son pagados (incluyendo el estado)
Presentación de informes – preparar informes financieros
Controles financieros – evitar errores, fraudes o robos
1. Cuentas por pagar (salida de dinero)
Las cuentas que hay que pagar deben realizarse a tiempo para evitar intereses o recargos
Con el objetivo de mantener las relaciones con los vendedores hay que asegurarse de que cada persona recibe el dinero que le corresponde a tiempo.La función del departamento de contabilidad incluye mantener el ojo en las oportunidades, para ahorrar dinero. Por ejemplo, determinar si hay descuentos o incentivos disponibles por pagar cuanto antes a ciertos vendedores. Por lo menos, deben ser programados para asegurarse de que el pago del dinero se realiza a tiempo, para evitar posibles cargos.
2. Cuentas por cobrar y renovar (entrada de dinero)
Otra tarea crítica del departamento de contabilidad es la de tener en cuenta y realizar un seguimiento de los cobros, incluyendo las facturas pendientes y cualquier acción de cobro requerida. Las personas encargadas de esta función son responsables de crear y rastrear las facturas. La responsabilidad incluye el asegurarse de que los clientes paguen sus deudas a tiempo, así que el sistema de recordatorios amistosos es crucial.
3. Nómina de sueldo
El departamento de contabilidad debe revisar las nominas y los sueldos
La nómina de sueldo es otra de las funciones principales del departamento de contabilidad. Se centra en asegurarse de que todos los empleados son pagados de forma precisa y a tiempo. En el mismo tiempo se evalúa el impuesto adecuado y la tasa de pago con el estado o las agencias federales del gobierno.
4. Informes y estados financieros
La razón principal de por qué se guardan los datos de forma adecuada en el software de contabilidad, es para preparar los informes financieros pudiendo ser utilizados para la presupuestación, previsión y otro tipo de procesos de toma de decisión. Adicionalmente, se necesitan de otros informes para comunicárselos a los inversores, bancos y otros profesionales que desempeñan un papel en el crecimiento del negocio.
5. Controles financieros
Los controles financieros son necesarios para conocer los progresos o retrasos que realiza una empresa
Los controles financieros incluyen las reconciliaciones, dividir las responsabilidades y seguir los estándares establecidos en los principios de contabilidad. Todos deben evitar errores, fraudes o engaños de cualquier tipo. El trabajo del inspector es asegurarse de que los procedimientos se realicen de forma adecuada y de manejar el proceso sin que existan errores.
Estos son los roles y las funciones principales del departamento de contabilidad de una empresa. Por supuesto, hay muchas más responsabilidades dentro de él y un sinfín de subcategorías. Aquellas que dependerán de la naturaleza específica de cada negocio. Por el momento, el control del inventario y su seguimiento, las formas gubernamentales y las declaraciones de impuestos, así como la recaudación de fondos podrían ser otras áreas esenciales en el foco de responsabilidad del departamento de contabilidad.
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