¿Qué es la hoja de cálculo? Definición, características y ejemplos
Tabla de Contenidos
Definición principal
«Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos alfanuméricos y numéricos, dispuestos en un documento con celdas, ordenadas en una matriz bidimensional de filas y columnas.»
Comprendiendo la hoja de cálculo
Una hoja de cálculo está formada por filas y columnas que ayudan a ordenar datos, manejarlos de forma fácil, y calcular datos numéricos. Lo que convierte a la hoja de cálculo en un programa de software único es su habilidad para calcular valores utilizando fórmulas matemáticas a través de los datos existentes en las celdas. Un buen ejemplo de hoja de cálculo podría ser utilizado para crear una visión global del equilibrio de un banco.
La hoja de calculo permite realizar diferentes operaciones y actividades
Cada vez que introducimos datos literales o texto en una celda observaremos que estos se desplazan ligeramente hacia la izquierda, alineándose a lo largo de las diferentes filas y columnas. Mientras que si introducimos un número entero o decimales, estos se situarán a la derecha de la cela de forma automática.
Para realizar las operaciones matemáticas como la suma, la resta, la división o la multiplicación se utilizarán símbolos diferentes para tal fin. En todos estos casos, antes de introducir las celdas de las que queramos obtener el resultado, deberemos introducir el signo igual (=) para que la plantilla reconozca que queremos realizar una operación sobre un conjunto de datos.
Si por ejemplo quisiéramos multiplicar dos celdas, la a1 y la b3, lo que haríamos sería introducir la siguiente fórmula: =a1*b3 Por lo tanto, utilizaríamos el símbolo del asterisco como multiplicador. Si por el contrario, necesitásemos dividir estas mismas celdas, pondríamos: =a1/b3
Programas de hojas de cálculo
Hoy en día el programa de hojas de cálculo más utilizado es el Microsoft Excel, pero existen otras alternativas. A continuación encontrarás una lista de programas que pueden ser utilizados para crear una hoja de cálculo.
Google Docs – hoja de cálculo en línea y en colaboración
iWork Numbers – Apple Office Suite
Lotus 1-2-3
OpenOffice
Lotus Symphony
Microsoft Excel
VisiCalc
Usos de la hoja de cálculo
La hoja de calculo permite realizar estadisticas sobre los datos recogidos
A pesar de las hojas de cálculo son utilizadas normalmente para contener números, los usos de este tipo de documento son, casi infinitos. A continuación verás los más conocidos y populares.
Finanzas
Las hojas de cálculo son geniales para cualquier conjunto de datos financieros, así como para chequear la información de una cuenta, los presupuestos, transacciones, recibos, facturas, y cualquier sistema de pago.
Formularios
Los formularios pueden ser creados para realizar un inventario, una evaluación, evaluaciones del desempeño, concursos, hojas de tiempo, información de pacientes y encuestas.
Escuela y grados
Los profesores pueden utilizar las hojas de cálculo para registrar a los estudiantes, calcular los grados, e identificar datos importantes, como las puntuaciones altas y bajas, pruebas perdidas y estudiantes que se están esforzando.
Listas
Gestionar una lista en una hoja de cálculo es un buen ejemplo de que los datos contenidos en estos documentos no tienen por qué ser solamente números. Algunos ejemplos podrían ser una lista sobre cosas que hay que hacer o la lista de la compra, aunque también pueden existir listas con números como la telefónica.
Deportes
Las hojas de cálculo pueden rastrear los comienzos de un jugador o de un equipo completo, así como sus puntuaciones a lo largo de un periodo de tiempo. Pueden almacenarse los datos, para que se puedan hallar medias, las puntuaciones más altas o incluso datos estadísticos. Incluso pueden ayudar a crear sorteos en un torneo.
¿Por qué no se debería utilizar un procesador de Word?
A pesar de que algunas de las cosas que he mencionado más arriba puedan ser incluidas dentro de un procesador de texto, las hojas de cálculo tienen una amplia ventaja con respecto a este tipo de formato cuando nos referimos a números. Sería imposible calcular números múltiples en un procesador de texto y tener el resultado de un cálculo de forma inmediata.
Las hojas de cálculo son mucho más dinámicas con los datos y pueden esconder, mostrar y resumir la información para hacer que el proceso de la información sea mucho más fácil.
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