¿Cómo hacer un índice en Word rápido y dinámico?

Sin lugar a dudas que, en el proceso de elaboración de un documento o un trabajo de investigación, lo más tedioso es crear el índice de los contenidos (y quien diga lo contrario, miente) si no cuentas con la habilidad y los conocimientos necesarios para manejar el procesador de palabras de Microsoft Office. Como no hay tiempo que perder, en este artículo verás cómo hacer un índice en Word rápido y dinámico.

No requieres conocimientos especializados sobre esta herramienta de Microsoft, sino una capacidad de observación muy buena para que identifiques velozmente los botones y ventanas involucrados en el proceso. Te explicaremos paso a paso cómo estructurar un índice o tabla de contenidos para presentarlos correctamente en tus trabajos.

¿Qué es un índice dinámico?

Tal y como aprendiste en los niveles iniciales de tu educación formal, el índice es una relación de los contenidos del escrito, dispuestos en títulos y subtítulos con su respectivo número de la página donde comienzan. Esta relación se presenta en forma de tabla y es muy útil para la consulta del documento cuando no cuentas con tiempo suficiente para leerlo completamente.

Ahora bien, el índice dinámico, también llamado índice automático, es una de las tantas herramientas que incluye Word para facilitar el trabajo a quienes tienen la tarea de transcribir un texto, un informe, un trabajo de investigación e incluso una obra literaria. Si quieres aprender más sobre este software, visita qué es Word.

¿Cuáles son las ventajas de hacer un índice en Word?

La elaboración del índice en Word es una tarea simple y rápida, no invertirás mucho tiempo en concluirla, siempre y cuando tu documento cuente con la estructura de títulos y subtítulos a lo largo del contenido. En este sentido, las ventajas de hacer un índice en Word son las siguientes:

• Ahorras mucho tiempo, comparado con la elaboración manual del índice, como se hacía hace muchos años.
• Te permite realizar varias acciones simultáneas, es decir, crear la tabla, incluir los títulos y subtítulos, asignar el número de página, colocar la tabla en la página que tú has seleccionado y actualizar el índice cada vez que quieras.
• El procesador de textos de Microsoft es sencillo de usar, cuenta con una presentación amigable y muy visual, así que no hay forma de perderse en el camino.
• Tienes la posibilidad de combinar la numeración arábiga con los números romanos en aquellos documentos que lo ameriten, como los trabajos de grado, donde hay en la primera parte del documento, unas páginas preliminares y luego unas páginas de contenido o cuerpo. No tendrás que hacer intrincados movimientos para lograr un índice acorde a las normas institucionales.

¿Cómo hacer un índice en Word?

Hasta este punto, solo se han considerado las nociones básicas del uso de Word y las bondades del índice dinámico, pero ahora debes enfocarte en hacer el índice de forma rápida y dinámica. Para ello, deberás seguir los siguientes pasos:

• La condición indispensable para crear el índice en Word es que tu documento o informe debe estar correctamente organizado. Esto quiere decir, se supone que el índice es lo último que elaboramos para dar por concluida la transcripción del escrito y entregarlo a quien competa. En este primer paso, debes tener las páginas enumeradas, los títulos y subtítulos identificados, y la ubicación exacta donde quieres que esté el índice.

• Para generar el índice de forma automática, debes haber seleccionado el botón de Título 1 (para los títulos) y Título 2 (para los subtítulos) ubicados en la barra de herramientas de la parte superior de la página, en el recuadro que tiene el nombre de Estilos en la parte inferior.

• En tercer lugar, coloca el cursor justamente al inicio de la página del documento donde quieres que esté la tabla del índice. A continuación, haz click en el botón Referencias, ubicado en el menú principal de Word.

• Dentro del menú de Referencias, ubica a tu izquierda el botón Tabla de Contenido y haz click en él. Cuando lo hayas hecho, te darás cuenta de que se abrió un cuadro menú que lleva por nombre Integrado y en este podrás ver diferentes opciones de cómo puedes ordenar tus títulos y subtítulos. Estas alternativas llevan por nombre Tabla Automática 1, Tabla Automática 2, Tabla Manual, entre otros.

• Selecciona la opción de tu preferencia con solo hacer un click sobre el cuadro. Esto te llevará a la página donde decidiste que iría el índice. Aquí comienza la magia de Word, puesto que el mismo se encarga de generar el índice de forma automática.

• Una vez creado el índice, tienes la posibilidad de editarlo e incluso personalizarlo si así lo deseas. Para ello, haz click en el botón Tabla de Contenidos Personalizada, ubicada justamente debajo de todas las opciones de Tablas Automáticas que viste en el paso 4. Esta acción te permitirá cambiar la fuente, modificar el interlineado de los contenidos del índice o la disposición de títulos y subtítulos con sangrías determinadas.

• Sé feliz porque ya tu índice está terminado, así que podrás entregar el documento, enviarlo por correo o esperar las correcciones a las que hubiere lugar.

Recomendaciones finales

Como te fijaste ya, el proceso para hacer el índice en Word es más que sencillo y amigable, incluso para aquellos que no dominan al 100% este famoso procesador de palabras. No obstante, sigue también algunos tips para mejorar el manejo de la herramienta.

Por ejemplo, si estás revisando el índice durante la edición o la revisión del documento y quieres ir al texto correspondiente sin necesidad de desplazarte con las flechas de avance, basta con que oprimas la tecla Control de tu teclado sobre el título o subtítulo y te llevará inmediatamente al contenido.

Por otro lado, si eres una persona curiosa y entras al menú de Estilos, encontrarás que es posible aplicar más de un formato, esto es muy útil si necesitas títulos principales, subtítulos y subtítulos de tercer orden, así de versátil es Word.

Finalmente, si requieres agregar mayor cantidad de contenido al cuerpo del trabajo, podrás hacerlo sin problemas, ya que el índice se actualizará solo. Así que no te preocupes.