▷ ¿Qué es Google Drive y cómo funciona? 【 Actualizado 】

Los avances en la tecnología para transmitir información y realizar actividades de oficina, se optimizan cada vez más, por eso saber qué es Google Drive y cómo funciona es importante.

Tabla de Contenidos

¿Qué es Google Drive?

La plataforma digital Google Drive es una herramienta netamente gratuita que ofrece a sus usuarios almacenar de manera organizada todos los archivos Docs., Excel, entre otros.

Estos documentos conformarán una nube que estará sincronizada con la cuenta Google de la persona y los dispositivos vinculados.

Esta ha sido una de las plataformas más utilizadas por empresarios y oficinistas, porque permite mantener la información al alcance de un clic.

Los cambios y publicaciones se generan en tiempo real si se trabaja con conexión a internet.

Los archivos se encuentran disponibles desde el acceso a un navegador web, cliente de Google Drive o Mobile App.

Funcionalidades

Entre otras funcionalidades de Google Drive está la capacidad de almacenar, modificar, crear, compartir, archivar, acceder y crear carpetas con los documentos dentro de la nube.

El servicio incluye documentos Word, hojas de cálculos, panel de dibujos, formularios de Google y presentaciones realizadas en tiempo real.

Lo que significaría que los trabajos realizados con Google Drive no necesitan de la presencia íntegra de todos los involucrados.

¿Qué ofrece esta plataforma?

La plataforma ofrece muchas modalidades para visualizar y ordenar los archivos, debido a brindar la posibilidad de búsquedas internas a través de palabras claves.

EL usuario no deberá tener temor ante una pérdida de información, porque una vez guardados en la Web los datos no podrán ser perdidos.

La única manera es que el mismo propietario de la cuenta decida eliminar la información.

Todos los documentos en cada cuenta están resguardados con leyes y normativas de seguridad con más alta calidad para mantener dichos datos en secreto.

¿Cómo funciona Google Drive?

Para saber cómo funciona Google Drive es necesario entender que una vez que se decide trabajar con esta plataforma, se accederá a una nube con muchos beneficios que vale la pena explorar.

Crear una cuenta Gmail de Google

Primeramente, es obligatorio crear una cuenta Gmail en Google para poder acceder a la plataforma desde el correo.

Si en tal caso, las personas ya disponen de una cuenta activa Gmail, entonces deberá presionar el menú principal y presionar la opción “Drive”.

Cómo generar un documento nuevo

Para saber cómo generar un documento nuevo es necesario seguir paso a paso estos requisitos:

Acceder a tu cuenta Google Drive.
En la zona izquierda superior, presionar el botón Nuevo.
Luego, arrojará una lista de opciones.
Presionar el botón que remita al documento, hoja de cálculo, imagen o video que se desee subir.
Una vez presionada la opción, se abrirá una nueva pestaña con la hoja de trabajo y todas sus herramientas.

Como punto de observación, las hojas de trabajo son similares a las que se encuentran en MS office, por lo que el uso no debería significar mayor problema.

Objetivos fundamentales de la plataforma

Como toda plataforma digital, se basa en algunos objetivos fundamentales que hacen de Google Drive una de las mejores herramientas para empresarios y periodistas.

Entre los objetivos fundamentales de GD están los siguientes:

Ofrecer servicios gratuitos

Al momento de la apertura de una cuenta Gmail, automáticamente se tiene acceso gratuito a todas las aplicaciones que ofrece la empresa.

Google Drive es una de las más solicitadas, aunque es un servicio gratuito, posee limitaciones en la memoria de almacenamiento.

Colaboración compartida en tiempo real

Este es uno de los objetivos que impulsaron la creación de Google Drive, pues se buscó la forma de trabajar en simultáneo sin perder tiempo en envíos de correos.

La colaboración compartida en tiempo real consiste en el acceso a un documento por una o más personas, estas pueden realizar modificaciones que serán guardadas.

Funciona desde cualquier lugar y dispositivo inteligente

La plataforma Google Drive no funciona netamente desde un ordenador, se puede realizar modificaciones desde cualquier dispositivo inteligente vinculado.

Solo se necesita una conexión estable de internet para realizar las modificaciones.

Trabajos offline

Aunque es bueno trabajar con conexión a Internet, Google Drive trabaja tranquilamente sin el servicio de manera off – line.

Su único aspecto negativo, es que al volver el Internet, puede que la interfaz se bloquee o se ponga muy pesada.

Se actualiza automáticamente

Google Drive tiene un sistema que permite mantener actualizada la plataforma de todas las modificaciones realizadas.

Es decir, si el usuario ingresa en un documento y cambia alguna palabra, el servidor automáticamente guardará el cambio.

Ventajas y desventajas de utilizar Google Drive

Como toda plataforma digital, Google Drive dispone de ventajas y desventajas operacionales que marcan su rendimiento como herramienta de información.

Ventajas operacionales

Gran almacenamiento de datos en la nube alojada en sincronización con la cuenta Gmail.
Se presenta de forma paralela a memorias de ordenadores.
Permite la conectividad desde cualquier parte del mundo.
Está disponible en varios formatos del paquete MS Office.
Permite el trabajo colaborativo entre una o más personas en tiempo real sin estar todos reunidos.
Optimiza los tiempos de envío de correos electrónicos.
La información se decodifica de manera más organizada y por prioridad.
Los datos son resguardados con los mejores estatus de seguridad digital.
No requiere de mantenimiento, únicamente borrar de vez en cuando para tener más espacio de almacenamiento.
Su motor de búsqueda es muy bueno para encontrar archivos perdidos.
Todo se encuentra al alcance de un clic.

Desventajas operacionales

Si dejas abierta la sesión Google, cualquier persona puede entrar a tu cuenta.
Los primeros días de uso, hay algunos campos que son difíciles de manejar.
No requiere de una conexión en Internet obligatoria pero el trabajo en la hoja es más lento.
Es obligatoria la apertura de una cuenta Gmail.
Cuando hay intermitencias con la conexión en Internet, la plataforma se torna muy pesada, al punto que es imposible trabajar en el documento.
Los link para compartir son difíciles de encontrar en los primeros días.