Facturación electrónica obligatoria: plazos para autónomos, pymes y grandes empresas

La facturación electrónica obligatoria ya es una realidad. Dentro de poco tiempo ya todos los autónomos, pymes y grandes empresas tendrán que cumplir con lo establecido en la ley. Pero la gran pregunta continúa siendo cuáles son los plazos establecidos. La nueva legislación establece condiciones específicas para la emisión de facturas electrónicas, verificables y confiables. Ahora bien, aún hay dudas sobre cuál es el plazo y cuál aplica para cada caso.

Tener en cuenta cuál es el plazo previsto en la ley te permitirá cumplir con las nuevas regulaciones y evitar sanciones y multas. Así que continúa leyendo, porque te contamos más al respecto.

¿Cuáles son los plazos obligatorios de la emisión de facturas electrónicas?

Como seguramente ya sabes, nuevos cambios han hecho obligatoria la emisión de facturas electrónicas. Ahora bien, el plazo no es solo uno, sino dos, y aquí te explicamos cómo funciona:

Primer plazo

El primer plazo de aplicación es el más urgente de todos y al que ya deberías estar acogido. Se trata del plazo de adaptación de software Verifactu que servirá para asegurarse que el sistema cumpla con los requisitos descritos en el Real Decreto 1007/2023. En cuanto a la fecha, el plazo límite es el 1 de julio de 2025, por lo que en este momento tu sistema Verifactu ya tendría que estar verificado.

Entre los requisitos previstos en la ley se encuentra que, el sistema debe ser capaz de crear un registro completo por cada factura, contar con firma electrónica y un código QR. Entonces, antes de continuar, asegúrate de verificar que tu proveedor de software cuente con las condiciones que la ley demanda.  

Segundo plazo

El segundo plazo no es tan urgente, pero sigue siendo importante y tiene que ver con la emisión de facturas electrónicas B2B. En este plazo, se determina cuándo se hace obligatoria la emisión de facturas electrónicas cuando se ejecutan transacciones comerciales con otras compañías. Ahora bien, en este mismo plazo de obligatoriedad, hay otras dos divisiones que son:

Para grandes empresas

Si la factura electrónica para empresas corresponde a una gran empresa, que tiene una facturación mayor a los 8 millones de euros al año, el plazo obligatorio comienza un año después de la publicación del reglamento, es decir, en 2025.

Para Pymes y Autónomo

En caso de que se trate de una factura emitida por pymes o autónomos con una facturación menor a los 8 millones de euros al año, que es el caso de la mayoría, el plazo es de 2 años luego de la publicación del reglamento. Lo anterior quiere decir que para las Pymes y Autónomos, el plazo comienza en 2026.  

Entonces, ¿para quién es obligatoria la facturación electrónica?

En principio, parece que la facturación electrónica es obligación solo de un grupo, pero en realidad no. De manera general, todas las compañías que realicen transacciones entre profesionales y emitan facturas, tienen que acogerse a lo estipulado en la ley.

Eso significa que todos, y de manera gradual, tendrán que ceñirse a lo previsto en las nuevas legislaciones para evitar estar expuestos a posibles sanciones.

Pero espera, porque los cambios solo afectan a las transacciones entre profesionales, y no las que se realizan con los consumidores. Entonces, las empresas minoristas o que ofrecen servicio solo a particulares, pueden seguir emitiendo facturas con normalidad.

Aunque, si esa misma empresa tiene que emitir facturas a otros profesionales, es necesario que use facturas electrónicas, así que de una u otra manera, todos requerirán tener un sistema que les brinde soporte.

¿Cómo se pueden emitir facturas electrónicas obligatorias?

Una factura electrónica no es igual a una factura digital. Por lo cual, para estar al día con la ley de prevención y lucha contra el fraude fiscal, necesitas un software que cumpla los requisitos previstos en la ley.

Por ejemplo, en CEGID tendrás acceso a programas especializados que te facilitarán la emisión de facturas electrónicas. Se trata de sistemas informáticos intuitivos, integrales y que te permitirán tener todo en orden ante Hacienda.

Lo interesante es que CEGID brinda soluciones homologadas, por lo que puedes estar seguro de que todas las facturas estarán en orden, se generará un registro completo y se enviará a Hacienda.

Ventajas de comenzar a hacer factura electrónicas

Cada vez estamos más cerca de que el plazo de la emisión de facturas electrónicas se cumpla, y eso no puede tomarte por sorpresa. El objetivo es que estés preparado y que te familiarices cuanto antes con su funcionamiento y estructura.

Aunque no lo parezca, la facturación electrónica es beneficiosa en múltiples aspectos, tanto para tu compañía, como para el resto. Y justo sobre eso te contaremos a continuación:

Haces cobros con más facilidad 

La emisión de facturas electrónicas con sistemas eficientes como los de CEGID es mucho más veloz de lo que imaginas. En cuestión de segundos podrás emitir y recibir facturas de tus clientes habituales y proveedores.

Eso te dará mayor control, incrementará el flujo de trabajo, y hará que los plazos de cobro de las facturas sean más cortos facilitando el pago a tiempo.

El tiempo de validación es menor

Como las facturas electrónicas son emitidas cumpliendo con los requisitos de la ley, no tendrás que realizar extensas verificaciones de datos. En estos casos el plazo de validación es más corto, así que las facturas serán aprobadas rápido.

Es más barato

Ahorrar dinero es fundamental, y si emites facturas electrónicas, puedes minimizar costes, porque no necesitarás papel, ni nada más que espacio suficiente para el almacenamiento de las facturas.

¿Qué pasa si no se cumple con la emisión de facturas electrónicas?

Tal como hemos mencionado antes, la emisión de facturas electrónicas es obligatoria. Y en caso de que no se cumpla con la ley, las compañías pueden recibir multas que pueden superar los varios miles de euros.

Por ejemplo, si no se presenta una factura electrónica, la multa podría alcanzar los 3.000 euros, aunque es variable. En cambio, si no se acata el periodo mínimo de almacenamiento, que es de 4 años, se puede recibir una multa de hasta 6.000 euros.

Y hay más, porque si se incumple con las normativas fiscales, se pueden imponer multas de 24.000 euros. Entonces, para evitar multas, lo ideal es contar con soluciones de gestión innovadoras como CEGID que brindan soporte y control total sobre la facturación.