Somos tan digitales que hasta para firmar documentos hemos incorporado la firma digital. eSign es una de esas herramientas imprescindibles para ello y nos hará la vida más fácil a todos, especialmente a los que no están muy metidos en el mundo de la tecnología.
La firma digital es hoy tan imprescindible que podemos decir que próximamente va a superar en volumen e importancia al tradicional garabato manuscrito que hemos hecho siempre sobre un papel. Por la seguridad y porque todo pasa por un mundo digital sin papel, firmar un documento público hoy en día está a la orden del día. Pero es que si acudimos a un banco, puede que tengamos que hacer el mismo proceso o si cerramos un acuerdo de compra venta a nivel particular… Todo pasa por el ordenador.
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PDF, el tipo de archivo estándar
Una vez inmersos en el proceso, empezaremos por decir que la gran mayoría de documentos para firmar digitalmente serán archivos del tipo PDF. Es el estándar como podía haber sido otro. Sin tener los números en la mano, no nos equivocaríamos al decir que es el tipo de documento que más se utiliza en todo el mundo. Así que, es imprescindible encontrar herramientas que nos solucionen la vida, para editar, escanear, convertir y, por supuesto firmar un PDF de manera digital.
Por suerte, nosotros lo hemos encontrado. La plataforma en cuestión se llama Smallpdf y ya ha llamado la atención de nada menos que 1.000 millones de usuarios. Algo tiene el agua cuando la bendicen…
eSign, firmar un PDF nunca fue tan fácil
Así que lo primero que tenemos que hacer es acudir al sitio web de Smallpdf para poder iniciar el proceso de nuestra firma digital en un documento PDF. Veremos que en esta plataforma podremos hacer casi cualquier cosa con nuestro archivo, si bien este caso nos centraremos en la herramienta eSign.
Una vez ahí, lo siguiente que debemos hacer es crear nuestra firma. eSign nos lo pone bien fácil y utiliza una interfaz que es muy parecida al famoso Paint que venía por defecto en los ordenadores de toda la vida. Con lo cual, en esa pantalla dibujaremos a mano alzada nuestra firma. Para estos casos es muy útil disponer de un trackpad, aunque se puede hacer perfectamente con la ayuda del ratón.
En el caso de que ya tengamos una firma en nuestro ordenador, podemos usar ese archivo en vez de dibujar nuevamente nuestra rúbrica. Cargarla en el programa es tan fácil como subir un archivo a cualquier carpeta.
Vamos a firmar
Con nuestra firma guardada, ahora sí cogeremos el archivo PDF que tenemos que firmar y colocaremos la imagen en el lugar que corresponda. A través de la herramienta Firmar PDF de la plataforma, tomaremos el archivo, clicamos en la opción Crear Firma y escogeremos la imagen de nuestra rúbrica. En el lugar indicado, arrastramos esa imagen y soltamos… Y listo, por arte de magia nuestro documento aparece con la firma digital que hemos diseñado previamente. Pulsamos Terminar y firmar y listo, el archivo se descargará en nuestro ordenador y ya podremos enviarlo al destinatario que queramos.
Las virtudes de eSign
Como se puede observar, una de las grandes fortalezas de esta herramienta es su facilidad. Pero también podemos hablar de otros atributos de esta solución que actualmente emplean más de 6.000 organizaciones en el mundo.
Y es que Smallpdf es también responsive. Esto significa que podemos crear nuestra firma desde cualquier dispositivo, es decir, un ordenador, una tablet o un teléfono inteligente.
En cuestiones de seguridad también podemos estar muy tranquilos, porque Smallpdf y eSign trabajan muy bien este asunto. Tanto es así que la capa de seguridad que utilizan en los procesos es de grado militar (cifrado TLS). Hay que tener en cuenta que mucha de la información que manejamos en nuestros archivos es de carácter confidencial (con muchos datos personales, bancarios, etc.), con lo cual este aspecto es clave en nuestras operaciones.
Por su puesto, esta herramienta funciona desde cualquier navegador de internet y sistema operativo. Da igual que trabajamos en un PC, un Mac o Linux, que el sistema funciona perfectamente y además no consume recursos de nuestro equipo porque todo el proceso de la firma electrónica se hace en los servidores de la plataforma. Es decir, se trabaja desde la nube de Smallpdf. Tras una hora, la entidad elimina todos los archivos cargados por el usuario.
Aspectos a tener en cuenta
Eso sí, deberás tener en cuenta algunas cosas cuando te inicies en estos de usar tu firma digital. Es importante que sepas distinguir entre el certificado digital y la firma digital. No estamos hablando de lo mismo, aunque se trate de tu identidad. Pero lo uno implica a lo otro.
Es decir, la firma digital (para poder ser oficial y validad por un organismo) requiere de un certificado digital que ha emitido para ti la administración. El certificado digital viene a ser tu DNI electrónico por lo que debe ser validado y emitido por una autoridad certificadora. Es un fichero que usaremos para identificarnos previamente a la firma, la cual sirve para identificar al que emite el mensaje.
Smallpdf y eSign tienen todo esto estudiado para tu tranquilidad, ya que podrás comprobar la identidad del firmante en las propiedades de la firma digital. En la opción Detalles podrás comprobar el nombre del emisor del certificado y la información relativa a la autoridad responsable.
Por último, cabe destacar otra función muy útil para firma de contratos o herencias, por ejemplo, en donde varias personas deberán firmar el mismo documento. Nosotros mismos podemos solicitar la firma de un tercero desde la opción Añadir firmante. La herramienta nos pedirá que insertemos el nombre y correo electrónico de la otra persona (pueden ser varias) a la cual se le enviará un link de descarga del documento para poder firmarlo.
Todo bien atado y un proceso realmente fácil. eSign es realmente útil para resolver un contrato en la distancia o para simplifica las cosas para las cosas que trabajen en remoto. Habrá quien no quiera renunciar a la firma clásica en papel, y se entiende, pero esto de la digitalización ha llegado para quedarse. Hay que asumirlo.
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