Las 4 funciones ­­del departamento de compras y ventas

Las 4 funciones ­­del departamento de compras y ventas

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El departamento de compras y ventas se centra en el producto o servicio de la empresa

El departamento de compras

La mayor parte de las compañías e incluso algunas organizaciones gubernamentales cuentan con un departamento de compras o adquisiciones, como parte del día a día de las operaciones. Estos departamentos proporcionan un servicio que es la columbra vertebral de muchas organizaciones manufactureras, de venta al por menor, militares o industriales.

 

Muchos individuos, incluso aquellos que trabajan para estas compañías, no son conscientes de qué es el departamento de compras, de por qué existe o a qué propósitos sirve. Para comprender mejor cuál es el papel del departamento de compras, es necesario que conozcas sus funciones.

 

Funciones del departamento de compras

1. Adquirir materiales

Uno de los papeles del departamento de compras es proporcionar todos los materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias  de la compañía o de la organización gubernamental. Para una compañía manufacturera esto podría incluir materias primas como el metal, el aluminio o plásticos, pero también podría incluir herramientas, maquinaria o incluso material de oficina necesario para los secretarios y el equipo de ventas.

Al adquirir materiales deben evaluar los posibles vendedores y las competencias del mercado
Al adquirir materiales deben evaluar los posibles vendedores y las competencias del mercado

 

En un entorno minorista el departamento de compras se asegura de que siempre haya productos suficientes en las estanterías o en el almacén, para mantener a los clientes contentos y contar con una buena administración.

 

Si se tiene una empresa pequeña es muy importante mantener el inventario a un nivel razonable; invertir grandes cantidades de capital en un exceso de existencias podría dar lugar a problemas de almacenaje y a un menor capital para otros procesos como la publicidad, la investigación y el desarrollo. Las compras también supervisan a todos los proveedores que abastecen a una empresa con los artículos que necesita, para funcionar de forma correcta.

 

2. Evaluar el precio

Un departamento de compras también es el encargado de realizar una evaluación continua de si los materiales recibidos cuentan con el mejor precio posible, con el objetivo de maximizar los beneficios. Esto puede ser desafiante para una pequeña empresa que puede comprar en cantidades menores que un gran vendedor, además que no recibirá el mismo tipo de descuentos.

 

El departamento de compras en una empresa pequeña necesita averiguar cuáles son los mejores vendedores y cuáles cuentan con los precios más razonables para el tamaño particular de una compañía. El equipo de compras puede comunicarse con vendedores alternativos, negociar el mejor precio o investigar la posibilidad de adquirir materiales más baratos, procedentes de fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.

 

3. Documentación y contabilidad

El departamento de compras y ventas se encuentra en contacto directo con el departamento de contabilidad de la empresa
El departamento de compras y ventas se encuentra en contacto directo con el departamento de contabilidad de la empresa

 

El departamento de compras maneja toda la documentación relacionada con las compras y las gestiones administrativas, así como con los materiales. Las compras aseguran la llegada de los materiales procedentes de los vendedores en el tiempo concretado, esto genera contar con un orden en las transacciones. Este será un trabajo llevado en conjunto con el departamento de contabilidad de pagos, asegurándose de que hay suficiente capital como para comprar los servicios o productos necesarios, así como fluidez financiera para realizar todos los pagos a tiempo.

 

4. Cumplimiento de la política

El departamento de compras también debe asegurarse del cumplimiento de todas las políticas empresariales. Por ejemplo, en una pequeña empresa, los miembros individuales del equipo pueden comunicarse con el departamento de compras sobre las necesidades requeridas para la oficina o para los ordenadores.

 

Antes de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que sigue los protocolos adecuados para recibir la aprobación de esta operación, así como de que cualquier producto comprado sigue la política de compra de la organización.

 

 

El departamento de ventas

Las pequeñas empresas suelen organizar sus operaciones de venta y marketing de forma diferente a las grandes superficies, poniendo más énfasis en las ventas, a pesar de contar con suficiente capital y con un equipo formado, dispuesto a mejorar la función de marketing.

El departamento de ventas supervisa que vayan en aumento
El departamento de ventas supervisa que vayan en aumento

 

Comprender cuáles son las responsabilidades de la división de ventas y marketing ayudará a distinguir ambas áreas así como a maximizar las ventas y beneficios que se obtienen en una empresa.

 

Ventas vs Marketing

En su utilización formal, el marketing sirve como la función paraguas que gestiona la publicidad, la promoción, las relaciones públicas y las ventas. Las funciones de marketing incluyen investigación y desarrollo, precios, distribución, servicios a los clientes, ventas y comunicaciones.

 

En su forma más detallada un departamento de ventas aconseja al departamento de marketing basándose en el feedback, o retroalimentación, de los clientes y focalizándose en el contacto con ellos para conducir las ventas. El departamento de marketing le dice al equipo de ventas qué enfatizar y qué herramientas de venta utilizar.

 

División de ventas y marketing

Debido a que muchas compañías pequeñas no cuentan con la experiencia – o la necesidad – para realizar una estrategia de marketing clásica, el administrador de ventas gestiona las tareas de marketing como parte de sus responsabilidades. La división de ventas toma la iniciativa en el establecimiento de estrategias y decide qué comunicaciones de marketing son necesarias para apoyar sus esfuerzos.

 

Funciones del departamento de ventas

1. Establecimiento de objetivos

Cada empresa debe establecer unos objetivos realistas sobre la venta de sus productos o servicios, y, hacer lo posible por alcanzarlos
Cada empresa debe establecer unos objetivos realistas sobre la venta de sus productos o servicios, y, hacer lo posible por alcanzarlos

 

La división de ventas y marketing establece cuotas de representante de ventas individuales, así como el volumen general de objetivos de la compañía. Para alcanzar los objetivos de venta, crea estructuras de comisiones y de bonificaciones. La división utiliza cifras de ventas pasadas y proyecciones de expertos para estimar qué productos se venderán, en dónde y en qué cantidades.

 

2. Planificación de la distribución, el producto y el precio

Debido a que los gestores de ventas y de marketing emplean mucho tiempo en hablar de forma directa con los clientes, se encargan de guiar el desarrollo de los productos y servicios. Ellos recomiendan modificar o lanzar productos o servicios, incluso añadir otros nuevos a la mezcla de la compañía, basándose en lo que demandan los clientes.

 

Un departamento de ventas y marketing tiene la responsabilidad de decidir dónde debe vender la compañía y qué precios estipular. Esto incluye elegir qué intermediarios utilizará la compañía, si son necesarios, como distribuidores, mayoristas o minoristas. Esto requiere la división para investigar donde están vendiendo los competidores de la compañía y dónde dicen los clientes que quieren comprar.

 

3. Servicio al cliente

El departamento de ventas y marketing estudian al detalle las preferencias del cliente
El departamento de ventas y marketing estudian al detalle las preferencias del cliente

 

Para mantener la base de clientes, las ventas y el marketing toman la responsabilidad de asegurarse de que los compradores estén felices, así como de intentar aumentar las ventas de los mismos. La división está en contacto continuo con los clientes a través de encuestas, ofertas especiales e intenta resolver los problemas que puedan causar a la empresa la pérdida de clientes.

 

4. Promociones

La palabra “promociones” cubre una amplia gama de esfuerzos de ventas y marketing, incluyendo la publicidad, los medios de comunicación, las relaciones públicas, las ventas, eventos, descuentos, programas de lealtad, etc. El equipo de ventas y de marketing deciden qué publicaciones son mejores para aparecer en la televisión, en la radio o en los sitios web, cuál debe ser su contenido, los descuentos o el método de marketing que ayudará a impulsarlos mejor.

 

Fuentes:

http://smallbusiness.chron.com/responsibility-sales-marketing-division-70451.html

http://smallbusiness.chron.com/functions-purchasing-department-organization-158.html

 

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Raquel Graña

Raquel Graña

Soy psicóloga, sexóloga y coach. Me apasionan las ciencias y el conocimiento, por lo que siempre estoy leyendo, buscando nueva información y aprendiendo. Desde pequeña he sido muy curiosa, por lo que decidí convertirme en escritora, para poder descubrir y entender el mundo.

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